Kim van der Molen
Algemene Cirkel
Support
Verandering
IT & data
Mensen
Purpose:
Met Jezus als voorbeeld en de overtuiging dat elk mens kan bijdragen aan een rechtvaardige wereld, wil World Servants mensen uitdagen om te dienen, zodat door gelijkwaardige interactie levens veranderd worden.
-
Facilitator
Purpose:
De governance en het dagelijkse werk van de cirkel verlopen volgens de GrondwetVerantwoordelijkheden:
- Faciliteren van de regelmatige Werkoverleggen van de Cirkel
- Faciliteren van het Governance-proces van de Cirkel
- Agenderen van nieuwe verkiezingen voor de verkozen Rollen van de Cirkel na het verstrijken van een verkiezingstermijn
- Beoordelen van de overleggen en vastlegging van een Subcirkel en uitroepen van een Procesverstoring indien van toepassing
-
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteunen van collega's/cirkels in het werken met Holacracyprincipes
- Bewaken van implementatie en effectiviteit van Holacracy
- Inwerken van nieuwe collega's op het gebied van Holacracy
- Ontwikkelingen met betrekking tot Holacratisch werken volgen en (mogelijke) implicaties delen
-
Verantwoordelijkheden:
- Maken en onderhouden van projectplanning
- Initiëren acties uit de PPPP
- Vastleggen van besluiten over de projectplanning
- Voorbereiden van besluiten over toe te voegen of te schrappen projecten
- Prognose maken voor deelnemersaantal in nieuwe boekjaar
-
Verantwoordelijkheden:
- Contact onderhouden met @Fondsenwerving Fondsen & Stichtingen over (pilot) CO2-compensatie door middel van bomen
- Adviseren (gevraagd en ongevraagd) over kansen om onze werkwijze te verduurzamen
- Input geven op het gebied van rechtvaardig en duurzaam beleid bij het formuleren van de strategie
-
Verantwoordelijkheden:
- Meten van tevredenheid over werking van Holacracy
- Acties overwegen naar aanleiding van resultaten meting
-
Verantwoordelijkheden:
- Goedkeuren, afkeuren of invoeren van betaalvoorstellen in de Rabobank en Triodosbank
-
Verantwoordelijkheden:
- Er zijn geen verantwoordelijkheden beschreven voor deze rol.
Purpose:
World Servants loopt als een geoliede machine
-
Verantwoordelijkheden:
- Opvolgen van casussen bij de telefoondienst die meerdere vervolgstappen vereisen
- Schakelen met de alarmdienst over de noodsituatie
- Onderhouden van contact met de betreffende contactpersoon
- Bepalen wie er in het crisisteam komen
- Sparringpartner zijn voor collega's die telefoondienst hebben
Purpose:
Veranderde mensen en gemeenschappen
-
Verantwoordelijkheden:
- Coördineren gereedschapsbeheer & beheer waterfilters & beheer Onbeperkt hulpmiddelen
- Bestellen van gereedschap, cartridges, transportkisten en solar setjes, en onbeperkt hulpmiddelen
- Aansturen vrijwilligers voor beheer en gereedmaken van gereedschap en waterfilters, en Onbeperkt hulpmiddelen voor de projecten
- Afstemmen met bouwteam over gebruik gereedschap/waterfilter en verbeteringen gereedschapbeheer
- Maken jaarplanning voor gereedschap, waterfilter, solar setjes en onbeperkt hulpmiddelen
- Informeren en evalueren met @Reisbureau over planning en inzet vervoer, hulpmiddelen, en inzet gereedschappen
- Afstemmen met @Deelnemersadministratie & Verwerking en @Inclusie en @Projectmanagement voor aanschaf en verbeteringen
-
Verantwoordelijkheden:
- Toewijzen van personen aan de rollen van de cirkel; monitoren van de rolgeschiktheid; geven van feedback om de rolgeschiktheid te verbeteren; faciliteren dat onderling feedback wordt gegeven; en zo nodig het opnieuw toewijzen van rollen aan andere personen om de rolgeschiktheid te verbeteren
- Verdelen van de middelen van de cirkel over de diverse projecten en/of rollen
- Vaststellen van prioriteiten voor de cirkel
- Vaststellen van indicatoren voor de cirkel
- Structureren van de governance van de cirkel om invulling te geven aan zijn purpose en verantwoordelijkheden
- Wegnemen van beperkingen in de cirkel voor het vervullen van de purpose en de verantwoordelijkheden van de supercirkel
- Coördineren van sollicitatieprocedures
- Aanspreekpunt zijn bij langdurig verlof, contractwijzigingen en re-integratie
- Voeren van proeftijdgesprekken
- Voeren van één-op-éen-gesprekken voorafgaand aan of naar aanleiding van rolfitgesprekken
-
Verantwoordelijkheden:
- Signaleren mogelijkheden tot verduurzaming in en vanuit projectlanden
- Thema's als duurzaamheid en rentmeesterschap bij partners onder de aandacht brengen
- Contact onderhouden met Climate Stewards
-
Verantwoordelijkheden:
- Herinneren collega's aan acties jaarplanning (bijvoorbeeld door maandelijkse mailtrigger)
- Zorgen dat de jaarplanning up to date blijft
- Initiëren volgende versie jaarplanning
-
Verantwoordelijkheden:
- Onderzoeken en aangaan, van duurzame samenwerkingsrelaties met partnerorganisaties voor NL projecten
- Identificeren van NL projecten ism partnerorganisaties
-
Verantwoordelijkheden:
- Coördineren van algemene communicatie van World Servants richting partners en set-uppers
- Samenstellen en versturen van tweejaarlijkse nieuwsbrief aan partners
- Versturen kerstgroet aan partners
- Halfjaarlijks checken of communicatiekanalen richting partners up to date zijn (whatsapp, outlook,mailchimp)
- Input voor jaarverslag vanuit Project Cirkel schrijven/samenstellen
- Up-to-date houden van landen- en partnerpagina’s
-
Verantwoordelijkheden:
- Projectcontracten en amendementen (op)maken en afhandelen
- Betalingsopdrachten uitvoeren en bevestiging van ontvangst opvolgen
- Input jaarbegroting World Servants aanleveren
- Gebruik carfund afstemmen met @Financieel Beheer en @Fondsenwerving Fondsen & Stichtingen
- Opvragen en beoordelen budgetten en financiële rapportages bij partners
-
Projectmanagement
voor Bolivia, Brazilië, Ecuador, Ghana, Malawi, Nederland, Panama, Roemenië, Sierra LeonePurpose:
Effectieve coördinatie van levensveranderende projectenVerantwoordelijkheden:
- Plannen/uitvoeren/evalueren set-ups
- Onderzoeken, aangaan, onderhouden en afbreken van samenwerkingsrelaties met partnerorganisaties
- Vertegenwoordigen projectland binnen World Servants
- Doorlopen van alle projectfases met Nederlandse en buitenlandse partners
- Administreren projectzaken in Project Connect
- Informeren leiders en betrokkenen over projectgerelateerde zaken via mail/live/website
- Beoordelen nieuwe partners/projecten
- Coördineren/voorbereiden/uitvoeren van (online) meetings met partners en set-uppers
- Signaleren van (veiligheids)issues
- Informeren voorzitter SU team over relevante ontwikkelingen
- Opstellen en afsluiten MOU's met partners
- Doorlopen checklists bij starten/stoppen contactpersoon partner en set-uppers
- Verzamelen personal stories en updates rondom partners en projecten
- Informeren van @Fondsenwerving Fondsen & Stichtingen voor het schrijven van fondsaanvragen en rapportages
- Feedback geven op fondsaanvragen en rapportages
-
Verantwoordelijkheden:
- Checken en bijwerken checklist per project
- Toevoegen bouwtekeningen op webpagina nieuwe projecten
- Updaten contactgegevens partners in Project Connect en FSPs, inclusief contactpersoon (van partner) in geval van nood en tekenbevoegde in PF
- Checken of alle info voor nieuwe projecten klaar staat voor lancering projecten
- Bijwerken Field Security Plans (FSP) nav. input MinBuza
- Verzamelen en klaarmaken van documenten Projecten cirkel voor HOA en uitzwaaienvelop
- Klaarmaken materialen voor trainingsdag bouwleiders
- Verzamelen en uploaden ICE gegevens set-uppers en partnerinformatie in MPO
- Controleren MOU's op geldigheid
- Projectmappen aanmaken op sharepoint voor nieuwe projecten
Purpose:
IT optimaal inzetten, nu en in de toekomst
-
Facilitator
Purpose:
De governance en het dagelijkse werk van de cirkel verlopen volgens de GrondwetVerantwoordelijkheden:
- Faciliteren van de regelmatige Werkoverleggen van de Cirkel
- Faciliteren van het Governance-proces van de Cirkel
- Agenderen van nieuwe verkiezingen voor de verkozen Rollen van de Cirkel na het verstrijken van een verkiezingstermijn
- Beoordelen van de overleggen en vastlegging van een Subcirkel en uitroepen van een Procesverstoring indien van toepassing
-
Projectdigitalisering
Purpose:
Project management software optimaal in gebruik door partners, vrijwilligers en Projecten cirkelVerantwoordelijkheden:
- Ontwikkelen van Project Connect (PC) tbv Projecten cirkel
- Halfjaarlijks checken en waar nodig aanpassen van instructies PC nav nieuwe release PC
- Testen features nieuwe release Project Connect
- Bijwonen partnermeetings Project Connect
Purpose:
Elke medewerker gezien, gewaardeerd, beloond en optimaal ontplooid
-
Verantwoordelijkheden:
- Briefen gebarentolken
- Contact onderhouden met voorzitter medisch team met betrekking tot screening en bereikbaarheid
- Relatie onderhouden met (voorzitters/coördinatoren van) vrijwilligersteams
- Bewaken voortgang expertiseteams
- Onderhouden teamondersteuning op Mijn World Servants
- Maken en onderhouden van beleid over inzet vrijwilligers
- Scouten talentvolle vrijwilligers
- Coördinatie en uitvoering vrijwilligersbedankje