Anna Ruth Hoekstra
Algemene Cirkel
Support
Purpose:
Met Jezus als voorbeeld en de overtuiging dat elk mens kan bijdragen aan een rechtvaardige wereld, wil World Servants mensen uitdagen om te dienen, zodat door gelijkwaardige interactie levens veranderd worden.
-
Verantwoordelijkheden:
- Er zijn geen verantwoordelijkheden beschreven voor deze rol.
Purpose:
World Servants loopt als een geoliede machine
-
Verantwoordelijkheden:
- Checken correspondenties website
- Herzien jaarlijkse correspondenties DA (PF, website mijn.ws)
- Opvolgen en bijhouden van geïnteresseerde volwassenen-lijstje- (check op aangemeld, mailen voor deelname)
- (Laten) herzien van de FAQ's
-
Verantwoordelijkheden:
- Actualiseren crisishandboek
- Inplannen, uitvoeren en evalueren crisisoefening
- Actualiseren handleiding voor telefoondienst
- Inplannen van een moment met collega's voor refreshen + informeren over telefoondienst + digitale MPO (ca. 4 wkn voor vertrek 1e project)
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren en verwerken deelnemers gegevens (aanmelding, vragenlijst evt. screening, p.p. gegevens, ICE)
- Verwerken aanmeldingen Festival
- Beheren van de deelnemersadministratie
- Houden van contact met deelnemers over aanvragen voor afwijkend reisschema en deze intern doorspelen naar @Reisbureau
- Invoeren projecten in Pluriform
- Wijzigen actief jaar in Pluriform rondom Pinksteren
- Bijhouden WS-WhatsApp
- Verzamelen en corrigeren toestemmingsverklaringen minderjarige deelnemers
- Inventariseren bij hoofdleiders welke hulpmiddelen meegaan voor Onbeperkt-reizen
- Aanmaken nieuwe WhatsApp projectgroepen in WS-WhatsApp
- Online zetten van websitelinks naar de WhatsApp van nieuwe projectgroepen
- Herinneren deelnemers aan invullen vragenlijst en uitvoeren aanbetaling
- Thuisblijvers van besloten groepen registreren in Pluriform
- Versturen Welkom Thuis-mail en afsluiten van de activiteit
-
Verantwoordelijkheden:
- Afhandelen van vragen en bestellingen per telefoon/mail/post
- Beantwoorden inkomende telefoontjes/mail
- Versturen van bestellingen, waaronder MDT verzendingen
- Uitsturen opvolging van bestellingen
- Verzenden en bijhouden lief en leed (cadeautjes, kaartjes, challenge kaartjes)
- Aannemen postpakketjes
- Afhandelen van AVG-verzoeken
- Verwerken van reacties die via de mail binnenkomen m.b.t. benaderingsbezwaren of adreswijzigingen, al dan niet via reactieformulier op website
- Instellen voicemail
- Invoeren feestdagen en vrije dagen in belplan
- Toevoegen nieuwe gebruiker aan belplan
- Verwerken en publiceren van nieuwsberichten voor- en najaars projecten tijdens kantooruren
- Wegbrengen van de klaargemaakte post(stukken)
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van plaatsnamen in het systeem
- Ontdubbelen van personen en organisaties
- Controleren zorgverzekeraars
- Verwerken van retourpost
- Verwerken van binnengekomen bouncers en bijstellen beleid (bak, Mailchimp, Crystal)
- Bijstellen van beleid in retourpost
- Verwerken van nog te verwerken concept-organisaties
- Controleren en corrigeren van adresselecties in opdracht van @Selectiemaker
- Controleren en opvolgen van adresselectie kerken in Pluriform in opdracht van @Selectiemaker
-
Verantwoordelijkheden:
- Inkopen van kantoor- en keukenmaterialen
- Aanschaffen van kantoormeubilair waar nodig
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstellen jaarplanning nieuwe jaar
- Checken of maandelijks taken zijn uitgevoerd en indien nodig collega's herinneren
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van het kwaliteitsmanagement
- Vastleggen en archiveren van overeenkomsten
- Actualiseren van handboeken (3x), algemene voorwaarden en jaarplanning
- Invoeren en bijwerken van documenten voor CBF-certificatie
- Laten invullen van periodieke schenkersformulieren
- Klaarzetten en verwerken resultaten deelnemersenquête i.s.m. @Identiteit
- Uploaden van de resultaten van de deelnemersenquête en delen met @Jaarverslaggoeroe
- Behandelen van binnengekomen klachten
- Opvolgen van projectevaluatielijst
- Inventariseren en opvolgen punten verbeterlijst Support
- Aansturen van collega's M&T om ervoor te zorgen dat de communicatie over World Servants op externe sites actueel blijft
-
Verantwoordelijkheden:
- Zorgen dat AVG-verzoeken behandeld zijn door @Front Office
- Zorgen voor de juiste rechtenposities binnen Pluriform
- Zorgen voor een goede beveiliging van data
-
Projectterugkoppeling
Purpose:
Gedeelde informatie op terugkoppelingsformulier en in projectverslagen verwerkt en opgeslagenVerantwoordelijkheden:
- Doornemen en publiceren projectverslagen
- Verwerken terugkoppelingsformulieren
- Belangrijke (medische) informatie deelnemers doorgeven aan @Deelnemersadministratie & Verwerking
- Onderhouden contact met zieke deelnemers genoemd op het terugkoppelingsformulier
- Verwerken van informatie over gedrag van deelnemers, genoemd op het terugkoppelingsformulier, in Pluriform
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstarten van projectwijzigingsformulier bij projectwijzigingen
- Informeren/attenderen van collega's bij de te nemen stappen per proces
- Opvolgen van de uitvoering van taken door collega's
-
Reisbureau
Purpose:
Het complete reisproces georganiseerd en benodigde interne documentatie verzorgdVerantwoordelijkheden:
- Maken van telefoon- en zwaaischema's voor projecten
- Vullen en klaarzetten digitale MPO's
- Boeken van vliegtickets (incl. afwijkende reisschema's)
- Boeken van busreizen
- Leggen van contact met CIBT over visa
- Maken van in- en uitzwaaimaterialen
- Klaarmaken zwaai-enveloppen
- Informeren ATP en @Verzekeringen over hulpmiddelen Onbeperkt-reizen
- Evalueren van de reis met hoofdleiders Onbeperkt-reizen
- Berekenen van CO2 compensatie en invoeren in projectplanningsdocument
- Opstellen en versturen van visuminstructies en aanvullende documenten voor deelnemers
- Boeken van vliegtickets voor set-up reizen
- Waarborgen van alle documentatie op de inzwaai-envelop en zorgen dat ze bij de verantwoordelijke collega komen
- Afstemmen met @Gereedschap_&_Waterfilter & @Inclusie welke materialen er nodig zijn voor de Onbeperkt reizen
- Klaarmaken van benodigde visumdocumenten voor set-up reizen
- Maken van het telefoonschema voor de set-up reizen
- Uitvoeren van het testbelletje tijdens de set-up en projectperiode
-
Verantwoordelijkheden:
- Verantwoorden tolkuren voor dove deelnemers
-
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteunen bij uitvoering trainingen (uitnodiging, presentie, catering)
- Uitvoeren support voorafgaand aan training (printen, inpakken en klaarzetten)
- Beheren van support taken (LW, VBW, WSF)
- Ondersteunen bij ‘de grote drie’(LW, VBW, WSF) Slaapkamerindeling, infobalie, jarigen
- Versturen van uitnodigingen
- Invoeren items trainingsagenda in PF en op website
-
Weekopening
Purpose:
Collega's en gebedstrio zijn betrokken bij en op de hoogte gehouden van besproken zakenVerantwoordelijkheden:
- Notuleren van gebedspunten en belangrijke informatie en deze versturen naar personeel en gebedsgroep
- Bijhouden van een schema van wie wanneer de weekopening doet met het bijbehorende extra gebedspunt
Purpose:
Elke medewerker gezien, gewaardeerd, beloond en optimaal ontplooid
-
Verantwoordelijkheden:
- Toewijzen van personen aan de rollen van de cirkel; monitoren van de rolgeschiktheid; geven van feedback om de rolgeschiktheid te verbeteren; faciliteren dat onderling feedback wordt gegeven; en zo nodig het opnieuw toewijzen van rollen aan andere personen om de rolgeschiktheid te verbeteren
- Verdelen van de middelen van de cirkel over de diverse projecten en/of rollen
- Vaststellen van prioriteiten voor de cirkel
- Vaststellen van indicatoren voor de cirkel
- Structureren van de governance van de cirkel om invulling te geven aan zijn purpose en verantwoordelijkheden
- Wegnemen van beperkingen in de cirkel voor het vervullen van de purpose en de verantwoordelijkheden van de supercirkel
- Coördineren van sollicitatieprocedures
- Aanspreekpunt zijn bij langdurig verlof, contractwijzigingen en re-integratie
- Voeren van proeftijdgesprekken
- Voeren van één-op-éen-gesprekken voorafgaand aan of naar aanleiding van rolfitgesprekken
-
Verantwoordelijkheden:
- Voeren van ontwikkelgesprekken
- Bespreken hoe collega's in hun vel zitten (vitaliteit en inzetbaarheid)
- Signaleren en waar nodig escaleren van aandachtspunten in de relatie tussen collega en organisatie
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstellen en actueel houden van de RI&E van World Servants
- Delen van relevante ontwikkelingen rond arbeidsmarktwetgeving met @RegelMens & Organisatie
- Uitvoeren van Arbo-maatregelen
-
Verantwoordelijkheden:
- Administreren en doorvoeren van verzuim en verlof/uitkeringen
- Bijhouden van documentatie personeelszaken
- Registreren van verlofdagen
- Coördineren onboarding nieuwe collega's
- Bijstellen van het personeelshandboek
- Bijwerken schema verjaardag buddysysteem
- Optreden als eerste aanspreekpersoon naar teamleden voor personele vraagstukken (ziekte, verlof, vakantie etc.)
- Opstellen van periodieke brieven (zoals brief aangaande salarisaanpassingen per nieuwe jaar)
- Zorgen dat de gedragscode wordt ondertekend door medewerkers
- Waarborgen gebruikers in Voys
- Bijwerken schema jubilea
- Tijdens de weekopening notuleren van gebedspunten en belangrijke informatie en deze versturen naar personeel en gebedsgroep
- Bijhouden van een schema van wie wanneer de weekopening doet met bijbehorend specifiek gebedspunt