Anna Ruth Hoekstra
Support
Purpose:
World Servants loopt als een geoliede machine
-
Verantwoordelijkheden:
- Checken correspondenties website
- Herzien jaarlijkse correspondenties DA (PF, website mijn.ws)
- Opvolgen en bijhouden van geïnteresseerde volwassenen-lijstje- (check op aangemeld, mailen voor deelname)
- (Laten) herzien van de FAQ's
-
Verantwoordelijkheden:
- Actualiseren crisishandboek
- Inplannen, uitvoeren en evalueren crisisoefening
- Actualiseren handleiding voor telefoondienst
- Inplannen van een moment met collega's voor refreshen + informeren over telefoondienst + digitale MPO (ca. 4 wkn voor vertrek 1e project)
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren en verwerken deelnemers gegevens (aanmelding, vragenlijst evt. screening, p.p. gegevens, ICE)
- Verwerken aanmeldingen Festival
- Beheren van de deelnemersadministratie
- Houden van contact met deelnemers over aanvragen voor afwijkend reisschema en deze intern doorspelen naar @Reisbureau
- Invoeren projecten in Pluriform
- Wijzigen actief jaar in Pluriform rondom Pinksteren
- Bijhouden WS-WhatsApp
- Verzamelen en corrigeren toestemmingsverklaringen minderjarige deelnemers
- Inventariseren bij hoofdleiders welke hulpmiddelen meegaan voor Onbeperkt-reizen
- Aanmaken nieuwe WhatsApp projectgroepen in WS-WhatsApp
- Online zetten van websitelinks naar de WhatsApp van nieuwe projectgroepen
- Herinneren deelnemers aan invullen vragenlijst en uitvoeren aanbetaling
- Thuisblijvers van besloten groepen registreren in Pluriform
- Versturen Welkom Thuis-mail en afsluiten van de activiteit
-
Verantwoordelijkheden:
- Afhandelen van vragen en bestellingen per telefoon/mail/post
- Beantwoorden inkomende telefoontjes/mail
- Versturen van bestellingen
- Uitsturen opvolging van bestellingen
- Verzenden en bijhouden lief en leed (cadeautjes, kaartjes, challenge kaartjes)
- Aannemen postpakketjes
- Afhandelen van AVG-verzoeken
- Verwerken van reacties die via de mail binnenkomen m.b.t. benaderingsbezwaren of adreswijzigingen, al dan niet via reactieformulier op website
- Instellen voicemail
- Invoeren feestdagen en vrije dagen in belplan
- Toevoegen nieuwe gebruiker aan belplan
- Verwerken en publiceren van nieuwsberichten voor- en najaars projecten tijdens kantooruren
- Wegbrengen van de klaargemaakte post(stukken)
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van plaatsnamen in het systeem
- Ontdubbelen van personen en organisaties
- Controleren zorgverzekeraars
- Verwerken van retourpost
- Verwerken van binnengekomen bouncers en bijstellen beleid (bak, Mailchimp, Crystal)
- Bijstellen van beleid in retourpost
- Verwerken van nog te verwerken concept-organisaties
- Controleren en corrigeren van adresselecties in opdracht van @Selectiemaker
- Controleren en opvolgen van adresselectie kerken in Pluriform in opdracht van @Selectiemaker
-
Verantwoordelijkheden:
- Inkopen van kantoor- en keukenmaterialen
- Aanschaffen van kantoormeubilair waar nodig
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstellen jaarplanning nieuwe jaar
- Checken of maandelijks taken zijn uitgevoerd en indien nodig collega's herinneren
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van het kwaliteitsmanagement
- Vastleggen en archiveren van overeenkomsten
- Actualiseren van handboeken (3x), algemene voorwaarden en jaarplanning
- Invoeren en bijwerken van documenten voor CBF-certificatie
- Laten invullen van periodieke schenkersformulieren
- Klaarzetten en verwerken resultaten deelnemersenquête i.s.m. @Identiteit
- Uploaden van de resultaten van de deelnemersenquête en delen met @Jaarverslaggoeroe
- Behandelen van binnengekomen klachten
- Opvolgen van projectevaluatielijst
- Inventariseren en opvolgen punten verbeterlijst Support
- Aansturen van collega's M&T om ervoor te zorgen dat de communicatie over World Servants op externe sites actueel blijft
-
Verantwoordelijkheden:
- Zorgen dat AVG-verzoeken behandeld zijn door @Front Office
- Zorgen voor de juiste rechtenposities binnen Pluriform
- Zorgen voor een goede beveiliging van data
-
Projectterugkoppeling
Purpose:
Gedeelde informatie op terugkoppelingsformulier en in projectverslagen verwerkt en opgeslagenVerantwoordelijkheden:
- Doornemen en publiceren projectverslagen
- Verwerken terugkoppelingsformulieren
- Belangrijke (medische) informatie deelnemers doorgeven aan @Deelnemersadministratie & Verwerking
- Onderhouden contact met zieke deelnemers genoemd op het terugkoppelingsformulier
- Verwerken van informatie over gedrag van deelnemers, genoemd op het terugkoppelingsformulier, in Pluriform
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstarten van projectwijzigingsformulier bij projectwijzigingen
- Informeren/attenderen van collega's bij de te nemen stappen per proces
- Opvolgen van de uitvoering van taken door collega's
-
Reisbureau
Purpose:
Het complete reisproces georganiseerd en benodigde interne documentatie verzorgdVerantwoordelijkheden:
- Maken van telefoon- en zwaaischema's voor projecten
- Vullen en klaarzetten digitale MPO's
- Boeken van vliegtickets (incl. afwijkende reisschema's)
- Boeken van busreizen
- Leggen van contact met CIBT over visa
- Maken van in- en uitzwaaimaterialen
- Klaarmaken zwaai-enveloppen
- Informeren ATP en @Verzekeringen over hulpmiddelen Onbeperkt-reizen
- Evalueren van de reis met hoofdleiders Onbeperkt-reizen
- Berekenen van CO2 compensatie en invoeren in projectplanningsdocument
- Opstellen en versturen van visuminstructies en aanvullende documenten voor deelnemers
- Boeken van vliegtickets voor set-up reizen
- Waarborgen van alle documentatie op de inzwaai-envelop en zorgen dat ze bij de verantwoordelijke collega komen
- Afstemmen met @Gereedschap_&_Waterfilter & @Inclusie welke materialen er nodig zijn voor de Onbeperkt reizen
- Klaarmaken van benodigde visumdocumenten voor set-up reizen
- Maken van het telefoonschema voor de set-up reizen
- Uitvoeren van het testbelletje tijdens de set-up en projectperiode
-
Verantwoordelijkheden:
- Verantwoorden tolkuren voor dove deelnemers
-
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteunen bij uitvoering trainingen (uitnodiging, presentie, catering)
- Uitvoeren support voorafgaand aan training (printen, inpakken en klaarzetten)
- Beheren van support taken (LW, VBW, WSF)
- Ondersteunen bij ‘de grote drie’(LW, VBW, WSF) Slaapkamerindeling, infobalie, jarigen
- Versturen van uitnodigingen
- Invoeren items trainingsagenda in PF en op website
-
Weekopening
Purpose:
Collega's en gebedstrio zijn betrokken bij en op de hoogte gehouden van besproken zakenVerantwoordelijkheden:
- Notuleren van gebedspunten en belangrijke informatie
- Bijhouden van een schema van wie wanneer de weekopening doet met het bijbehorende extra gebedspunt
- Versturen van de gebedspunten naar de gebedsgroep
- Sturen van een reminder naar de collega die aan de beurt is voor de weekopening (cc naar collega die iets kan vertellen over het extra gebedspunt)
Purpose:
Elke medewerker gezien, gewaardeerd, beloond en optimaal ontplooid
-
Verantwoordelijkheden:
- Voeren van ontwikkelgesprekken
- Bespreken hoe collega's in hun vel zitten (vitaliteit en inzetbaarheid)
- Signaleren en waar nodig escaleren van aandachtspunten in de relatie tussen collega en organisatie
-
Verantwoordelijkheden:
- Opstellen en actueel houden van de RI&E van World Servants
- Delen van relevante ontwikkelingen rond arbeidsmarktwetgeving met @RegelMens & Organisatie
- Uitvoeren van Arbo-maatregelen
-
Verantwoordelijkheden:
- Administreren en doorvoeren van verzuim en verlof/uitkeringen
- Bijhouden van documentatie personeelszaken
- Registreren van verlofdagen
- Coördineren onboarding nieuwe collega's
- Bijstellen van het personeelshandboek
- Bijwerken schema verjaardag buddysysteem
- Optreden als eerste aanspreekpersoon naar teamleden voor personele vraagstukken (ziekte, verlof, vakantie etc.)
- Opstellen van periodieke brieven (zoals brief aangaande salarisaanpassingen per nieuwe jaar)
- Zorgen dat de gedragscode wordt ondertekend door medewerkers
- Waarborgen gebruikers in Voys
- Bijwerken schema jubilea