Crista Schipper
Purpose:
World Servants loopt als een geoliede machine
-
Verantwoordelijkheden:
- Waarborgen dat het medisch team de EHBO koffers op kantoor jaarlijks controleert & aanvult waar nodig
- Up to date houden BHV plan (jaarlijks)
- Inlichten van (nieuwe) medewerkers over BHV plan
- Waarborgen dat er 2 BHV-er zijn met een geldig certificaat
- Nemen van de leiding bij calamiteiten
-
Verantwoordelijkheden:
- Registreren van aanvragen voor het lenen van collectebussen
- Zorgdragen voor distributie van de collectebussen
- Zorgdragen voor terugkeer collectebussen
-
Verantwoordelijkheden:
- Checken correspondenties website
- Herzien jaarlijkse correspondenties DA (PF, website mijn.ws)
- Opvolgen en bijhouden van geïnteresseerde volwassenen-lijstje- (check op aangemeld, mailen voor deelname)
- (Laten) herzien van de FAQ's
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren en verwerken deelnemers gegevens (aanmelding, vragenlijst evt. screening, p.p. gegevens, ICE)
- Verwerken aanmeldingen Festival
- Beheren van de deelnemersadministratie
- Houden van contact met deelnemers over aanvragen voor afwijkend reisschema en deze intern doorspelen naar @Reisbureau
- Invoeren projecten in Pluriform
- Wijzigen actief jaar in Pluriform rondom Pinksteren
- Bijhouden WS-WhatsApp
- Verzamelen en corrigeren toestemmingsverklaringen minderjarige deelnemers
- Inventariseren bij hoofdleiders welke hulpmiddelen meegaan voor Onbeperkt-reizen
- Aanmaken nieuwe WhatsApp projectgroepen in WS-WhatsApp
- Online zetten van websitelinks naar de WhatsApp van nieuwe projectgroepen
- Herinneren deelnemers aan invullen vragenlijst en uitvoeren aanbetaling
- Thuisblijvers van besloten groepen registreren in Pluriform
- Versturen Welkom Thuis-mail en afsluiten van de activiteit
-
Verantwoordelijkheden:
- Afhandelen van vragen en bestellingen per telefoon/mail/post
- Beantwoorden inkomende telefoontjes/mail
- Versturen van bestellingen
- Uitsturen opvolging van bestellingen
- Verzenden en bijhouden lief en leed (cadeautjes, kaartjes, challenge kaartjes)
- Aannemen postpakketjes
- Afhandelen van AVG-verzoeken
- Verwerken van reacties die via de mail binnenkomen m.b.t. benaderingsbezwaren of adreswijzigingen, al dan niet via reactieformulier op website
- Instellen voicemail
- Invoeren feestdagen en vrije dagen in belplan
- Toevoegen nieuwe gebruiker aan belplan
- Verwerken en publiceren van nieuwsberichten voor- en najaars projecten tijdens kantooruren
- Wegbrengen van de klaargemaakte post(stukken)
-
Verantwoordelijkheden:
- Acteren op alarmmeldingen
- Onderhouden van contact met ‘conciërge’ van de verhuurder
- Uitzetten alarm
- Opstellen corveerooster
- Laten ophalen oud papier en textiel
- Zorgen dat de printer goed werkt
-
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van plaatsnamen in het systeem
- Ontdubbelen van personen en organisaties
- Controleren zorgverzekeraars
- Verwerken van retourpost
- Verwerken van binnengekomen bouncers en bijstellen beleid (bak, Mailchimp, Crystal)
- Bijstellen van beleid in retourpost
- Verwerken van nog te verwerken concept-organisaties
- Controleren en corrigeren van adresselecties in opdracht van @Selectiemaker
- Controleren en opvolgen van adresselectie kerken in Pluriform in opdracht van @Selectiemaker
-
Verantwoordelijkheden:
- Schoonmaken, labelen en klaarzetten in grote zaal voor medisch team
- Maken van afgiftelijst waarop wordt bijgehouden of medisch leider de tas in bezit heeft en na afloop weer heeft ingeleverd
- Klaarzetten voor vervoer naar leidersweekend
- Herinneren @Vrijwilligers afspraak maken met medisch team om medische tassen op kantoor aan te vullen
-
Verantwoordelijkheden:
- Ontwikkelen assortiment webshop
- Beheren webshop
- Bestellen World Servants-tassen
- Ontwerpen tas in overleg met @Marketing & Training
- Beheren webshopvoorraad kantoor
-
Projectterugkoppeling
Purpose:
Gedeelde informatie op terugkoppelingsformulier en in projectverslagen verwerkt en opgeslagenVerantwoordelijkheden:
- Doornemen en publiceren projectverslagen
- Verwerken terugkoppelingsformulieren
- Belangrijke (medische) informatie deelnemers doorgeven aan @Deelnemersadministratie & Verwerking
- Onderhouden contact met zieke deelnemers genoemd op het terugkoppelingsformulier
- Verwerken van informatie over gedrag van deelnemers, genoemd op het terugkoppelingsformulier, in Pluriform
-
Reisbureau
voor Busreizen en/of vliegreizenPurpose:
Het complete reisproces georganiseerd en benodigde interne documentatie verzorgdVerantwoordelijkheden:
- Maken van telefoon- en zwaaischema's voor projecten
- Vullen en klaarzetten digitale MPO's
- Boeken van vliegtickets (incl. afwijkende reisschema's)
- Boeken van busreizen
- Leggen van contact met CIBT over visa
- Maken van in- en uitzwaaimaterialen
- Klaarmaken zwaai-enveloppen
- Informeren ATP en @Verzekeringen over hulpmiddelen Onbeperkt-reizen
- Evalueren van de reis met hoofdleiders Onbeperkt-reizen
- Berekenen van CO2 compensatie en invoeren in projectplanningsdocument
- Opstellen en versturen van visuminstructies en aanvullende documenten voor deelnemers
- Boeken van vliegtickets voor set-up reizen
- Waarborgen van alle documentatie op de inzwaai-envelop en zorgen dat ze bij de verantwoordelijke collega komen
- Afstemmen met @Gereedschap_&_Waterfilter & @Inclusie welke materialen er nodig zijn voor de Onbeperkt reizen
- Klaarmaken van benodigde visumdocumenten voor set-up reizen
- Maken van het telefoonschema voor de set-up reizen
- Uitvoeren van het testbelletje tijdens de set-up en projectperiode
-
Domeinen:
- Alle vastgelegde governance van de cirkel
Verantwoordelijkheden:
- Plannen van regelmatige Werkoverleggen voor de Cirkel
- Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Werkoverleg
- Plannen van de Roloverleggen van de Cirkel
- Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Governance-proces van de Cirkel
- Op verzoek interpreteren van de Grondwet en alles wat daaruit voortvloeit
-
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteunen bij uitvoering trainingen (uitnodiging, presentie, catering)
- Uitvoeren support voorafgaand aan training (printen, inpakken en klaarzetten)
- Beheren van support taken (LW, VBW, WSF)
- Ondersteunen bij ‘de grote drie’(LW, VBW, WSF) Slaapkamerindeling, infobalie, jarigen
- Versturen van uitnodigingen
- Invoeren items trainingsagenda in PF en op website
-
Weekopening
Purpose:
Collega's en gebedstrio zijn betrokken bij en op de hoogte gehouden van besproken zakenVerantwoordelijkheden:
- Notuleren van gebedspunten en belangrijke informatie
- Bijhouden van een schema van wie wanneer de weekopening doet met het bijbehorende extra gebedspunt
- Versturen van de gebedspunten naar de gebedsgroep
- Sturen van een reminder naar de collega die aan de beurt is voor de weekopening (cc naar collega die iets kan vertellen over het extra gebedspunt)