Purpose: World Servants loopt als een geoliede machine
  • BHV

    Purpose:

    Verantwoordelijkheid voor gezondheid en veiligheid op kantoor

    Verantwoordelijkheden:

    • Waarborgen dat het medisch team de EHBO koffers op kantoor jaarlijks controleert & aanvult waar nodig
    • Up to date houden BHV plan (jaarlijks)
    • Inlichten van (nieuwe) medewerkers over BHV plan
    • Waarborgen dat er 2 BHV-er zijn met een geldig certificaat
    • Nemen van de leiding bij calamiteiten
  • Collectebussen

    Purpose:

    Beheren van in-en uitleen collectebussen

    Verantwoordelijkheden:

    • Registreren van aanvragen voor het lenen van collectebussen
    • Zorgdragen voor distributie van de collectebussen
    • Zorgdragen voor terugkeer collectebussen
  • Communicatie Deelnemers

    Purpose:

    Inspirerende communicatie met deelnemers

    Verantwoordelijkheden:

    • Checken correspondenties website
    • Herzien jaarlijkse correspondenties DA (PF, website mijn.ws)
    • Opvolgen en bijhouden van geïnteresseerde volwassenen-lijstje- (check op aangemeld, mailen voor deelname)
    • (Laten) herzien van de FAQ's
  • Deelnemersadministratie & Verwerking

    Purpose:

    Deelnemersadministratie op orde

    Verantwoordelijkheden:

    • Beheren en verwerken deelnemers gegevens (aanmelding, vragenlijst evt. screening, p.p. gegevens, ICE)
    • Verwerken aanmeldingen Festival
    • Beheren van de deelnemersadministratie
    • Houden van contact met deelnemers over aanvragen voor afwijkend reisschema en deze intern doorspelen naar @Reisbureau
    • Invoeren projecten in Pluriform
    • Wijzigen actief jaar in Pluriform rondom Pinksteren
    • Bijhouden WS-WhatsApp
    • Verzamelen en corrigeren toestemmingsverklaringen minderjarige deelnemers
    • Inventariseren bij hoofdleiders welke hulpmiddelen meegaan voor Onbeperkt-reizen
    • Aanmaken nieuwe WhatsApp projectgroepen in WS-WhatsApp
    • Online zetten van websitelinks naar de WhatsApp van nieuwe projectgroepen
    • Herinneren deelnemers aan invullen vragenlijst en uitvoeren aanbetaling
    • Thuisblijvers van besloten groepen registreren in Pluriform
    • Versturen Welkom Thuis-mail en afsluiten van de activiteit
  • Front Office

    Purpose:

    Elk contact hartelijk en accuraat afgehandeld

    Verantwoordelijkheden:

    • Afhandelen van vragen en bestellingen per telefoon/mail/post
    • Beantwoorden inkomende telefoontjes/mail
    • Versturen van bestellingen
    • Uitsturen opvolging van bestellingen
    • Verzenden en bijhouden lief en leed (cadeautjes, kaartjes, challenge kaartjes)
    • Aannemen postpakketjes
    • Afhandelen van AVG-verzoeken
    • Verwerken van reacties die via de mail binnenkomen m.b.t. benaderingsbezwaren of adreswijzigingen, al dan niet via reactieformulier op website
    • Instellen voicemail
    • Invoeren feestdagen en vrije dagen in belplan
    • Toevoegen nieuwe gebruiker aan belplan
    • Verwerken en publiceren van nieuwsberichten voor- en najaars projecten tijdens kantooruren
    • Wegbrengen van de klaargemaakte post(stukken)
  • Gebouwbeheer

    Purpose:

    Zorgeloze werksituatie

    Verantwoordelijkheden:

    • Acteren op alarmmeldingen
    • Onderhouden van contact met ‘conciërge’ van de verhuurder
    • Uitzetten alarm
    • Opstellen corveerooster
    • Laten ophalen oud papier en textiel
    • Zorgen dat de printer goed werkt
  • Gegevensbeheer

    Purpose:

    Volledig warm adressenbestand zonder vervuiling

    Verantwoordelijkheden:

    • Beheren van plaatsnamen in het systeem
    • Ontdubbelen van personen en organisaties
    • Controleren zorgverzekeraars
    • Verwerken van retourpost
    • Verwerken van binnengekomen bouncers en bijstellen beleid (bak, Mailchimp, Crystal)
    • Bijstellen van beleid in retourpost
    • Verwerken van nog te verwerken concept-organisaties
    • Controleren en corrigeren van adresselecties in opdracht van @Selectiemaker
  • Jaarplanning

    Purpose:

    Alle taken op de jaarplanning gewaarborgd

    Verantwoordelijkheden:

    • Opstellen jaarplanning nieuwe jaar
    • Checken of maandelijks taken zijn uitgevoerd en indien nodig collega's herinneren
  • Kwaliteitsmanagement

    Purpose:

    Kwaliteit & certificatie gewaarborgd

    Verantwoordelijkheden:

    • Beheren van het kwaliteitsmanagement
    • Vastleggen en archiveren van overeenkomsten
    • Actualiseren van handboeken (3x), algemene voorwaarden en jaarplanning
    • Invoeren en bijwerken van documenten voor CBF-certificatie
    • Laten invullen van periodieke schenkersformulieren
    • Klaarzetten en verwerken resultaten deelnemersenquête i.s.m. @Identiteit
    • Uploaden van de resultaten van de deelnemersenquête en delen met @Jaarverslaggoeroe
    • Behandelen van binnengekomen klachten
    • Opvolgen van projectevaluatielijst
    • Inventariseren en opvolgen punten verbeterlijst Support
    • Aansturen van collega's M&T om ervoor te zorgen dat de communicatie over World Servants op externe sites actueel blijft
  • Medische tassen

    Purpose:

    Met goed en voldoende medisch materiaal op project

    Verantwoordelijkheden:

    • Schoonmaken, labelen en klaarzetten in grote zaal voor medisch team
    • Maken van afgiftelijst waarop wordt bijgehouden of medisch leider de tas in bezit heeft en na afloop weer heeft ingeleverd
    • Klaarzetten voor vervoer naar leidersweekend
    • Herinneren @Vrijwilligers afspraak maken met medisch team om medische tassen op kantoor aan te vullen
  • Merchandise

    voor World Servants tassen

    Purpose:

    Exposure door toffe merchandise

    Verantwoordelijkheden:

    • Ontwikkelen assortiment webshop
    • Beheren webshop
    • Bestellen World Servants-tassen
    • Ontwerpen tas in overleg met @Marketing & Training
    • Beheren webshopvoorraad kantoor
  • Projectterugkoppeling

    Purpose:

    Gedeelde informatie op terugkoppelingsformulier en in projectverslagen verwerkt en opgeslagen

    Verantwoordelijkheden:

    • Doornemen en publiceren projectverslagen
    • Verwerken terugkoppelingsformulieren
    • Belangrijke (medische) informatie deelnemers doorgeven aan @Deelnemersadministratie & Verwerking
    • Onderhouden contact met zieke deelnemers genoemd op het terugkoppelingsformulier
    • Verwerken van informatie over gedrag van deelnemers, genoemd op het terugkoppelingsformulier, in Pluriform
  • Reisbureau

    voor Busreizen en/of vliegreizen

    Purpose:

    Het complete reisproces georganiseerd en benodigde interne documentatie verzorgd

    Verantwoordelijkheden:

    • Maken van telefoon- en zwaaischema's voor projecten
    • Vullen en klaarzetten digitale MPO's
    • Boeken van vliegtickets (incl. afwijkende reisschema's)
    • Boeken van busreizen
    • Leggen van contact met CIBT over visa
    • Maken van in- en uitzwaaimaterialen
    • Klaarmaken zwaai-enveloppen
    • Informeren ATP en @Verzekeringen over hulpmiddelen Onbeperkt-reizen
    • Evalueren van de reis met hoofdleiders Onbeperkt-reizen
    • Berekenen van CO2 compensatie en invoeren in projectplanningsdocument
    • Opstellen en versturen van visuminstructies en aanvullende documenten voor deelnemers
    • Boeken van vliegtickets voor set-up reizen
    • Waarborgen van alle documentatie op de inzwaai-envelop en zorgen dat ze bij de verantwoordelijke collega komen
    • Afstemmen met @Gereedschap_&_Waterfilter & @Inclusie welke materialen er nodig zijn voor de Onbeperkt reizen
    • Klaarmaken van benodigde visumdocumenten voor set-up reizen
    • Maken van het telefoonschema voor de set-up reizen
    • Uitvoeren van het testbelletje tijdens de set-up en projectperiode
  • Secretaris

    Purpose:

    Stabiliseren van de door de Grondwet vereiste vastlegging en overleggen

    Domeinen:

    • Alle vastgelegde governance van de cirkel

    Verantwoordelijkheden:

    • Plannen van regelmatige Werkoverleggen voor de Cirkel
    • Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Werkoverleg
    • Plannen van de Roloverleggen van de Cirkel
    • Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Governance-proces van de Cirkel
    • Op verzoek interpreteren van de Grondwet en alles wat daaruit voortvloeit
  • Training support

    Purpose:

    Materialen en informatie op orde voor trainingsevents

    Verantwoordelijkheden:

    • Ondersteunen bij uitvoering trainingen (uitnodiging, presentie, catering)
    • Uitvoeren support voorafgaand aan training (printen, inpakken en klaarzetten)
    • Beheren van support taken (LW, VBW, WSF)
    • Ondersteunen bij ‘de grote drie’(LW, VBW, WSF) Slaapkamerindeling, infobalie, jarigen
    • Versturen van uitnodigingen
    • Invoeren items trainingsagenda in PF en op website